Administrasi

Administrasi

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan. [sunting] Pengertian * Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White, 1958). * Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958). * Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963). * Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) : o Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989). o Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.

PERANAN DAN TUGAS SEKRETARIS

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

  1. Terhadap atasan :
  • Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
  • Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
  • Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
  • Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
  • Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.
  • Mediator pimpinan dengan bawahan.
  1. Terhadap bawahan/karyawan :
  • Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
  • Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
  • Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
  • Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

Tanggung Jawab Utama

  1. Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan.
  2. Melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikan semua gedung kantor selalu siap operasional.
  3. Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan.
  4. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan.
  5. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan office administration, sebagai rekomendasi pembuatan anggaran departemen General Affair.
  6. Melaksanankan akan adanya  kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan photocopy dan penjilidan.
  7. Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan  ruang kantor dan keamanan kantor.

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

  1. Menurut wewenangnya.
  • Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
  • Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
  • Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
  1. Menurut jenis tugasnya.
  • Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
  • Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.
  • Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
  • Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
TRAINING ADMINISTRASI PERKANTORAN:
Fungsi  administrasi turut memegang andil dalam sukses perusahaan.
Oleh karena itu, staf administrasi bukan hanya dituntut untuk terampil
menyelesaikan tugas-tugasnya di kantor, namun juga perlu memiliki
sikap positif terhadap pekerjaan. Ia harus bisa merencanakan, mengor-
ganisir serta mengontrol seluruh pekerjaan dengan baik, agar seluruh
pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dant tepat. Dengan mengikuti
pelatihan ini, diharapkan peserta dapat lebih terampil dalam mengelola
administrasi kantor.

Materi bahasan:
1. Ruang lingkup pekerjaan administrasi perkantoran.
2. Fungsi Administrasi perkantoran dengan memperhatikan 5R:
    Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin
3. Administrasi personalia: administrasi rekrutmen, administrasi
   pelatihan, administrasi penggajian.
4. Administrasi pembelian: surat menyurat dalam proses pembelian,
   pembuatan purchase order, work order.
5. Administrasi penjualan: pembuatan proposal, surat penawaran,
   quotation harga.
6. Manajemen arsip: sistem pemberkasan index, pola klasifiskasi,
   penemuan kembali, penyusutan arsip.
7. Operasionalisasi kantor: perancangan dan pengendalian formulir,
   ekspedisi dan perjalanan dinas.

Target peserta: staf administrasi, sekretaris.
Metode training: Pembahasan konsep, diskusi kasus, latihan.

MANAJEMEN PERKANTORAN
Sukses usaha pada abad ke 21 sangat erat kaitannya dengan kemampuan
organisasi mengendalikan pengguna dan aktivitas kerjanya pada
lingkungan fisik yang efisien. Manajemen perkantoran mengintegrasikan
fungsi administrasi, ilmu teknis dan fungsi supervisi dalam mencapai
produktivitas usaha yang optimal. Dengan mengikuti pelatihan ini
diharapkan peserta dapat lebih terampil dalam mengelola aktivitas kantor. 

Materi bahasan:
1. Fungsi administrasi: mengelola arsip dan mail handling
2. Engeenering (mechanical & electrical): mengelola masalah listrik,
    lighting, air dan telepon.
3. House keeping & maintencance: cleaning service, pengelolaan interior
   dan eksterior, ventilasi, AC, perawatan ruang kantor dan furniture.
4. Security/keamanan kantor: merancang sistem keamanan dan
   personelnya.
5. Ekspedisi: kurir, pengiriman dan penerimaan barang.
6. Prinsip 5R: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin.
7. Fungsi supervisi kepada helper, security officer, kurir.

Target peserta: Staf Bagian Umum (General Affair) dan karyawan
lain yang bertugas mengelola jalannya aktifitas kantor.
Metode training: Pembahasan konsep, diskusi kasus, latihan.

Perlengkapan & Peralatan Kantor

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: